Controle de entregas: planilha modelo, onde ela quebra e o app do motorista

Logística · Guia · 6 min de leitura · Atualizado em 06/10/2026

Em muita transportadora e distribuidora, o controle de entregas começa numa planilha e num grupo de WhatsApp. A planilha diz o que saiu; o grupo diz, aos pedaços, o que chegou. Quando o cliente liga perguntando da carga, alguém procura a resposta nos dois, e depois liga para o motorista.

Dá para organizar isso sem trocar tudo de uma vez. Este guia traz uma planilha modelo de controle de entregas, os sinais de que ela não dá mais conta, o que o aplicativo do motorista precisa ter e como o cliente acompanha a entrega sem ligar para ninguém.

O que o controle de entregas precisa responder

Qualquer que seja a ferramenta, o controle serve para responder rápido a cinco perguntas:

O que saiu hoje, em qual veículo e com qual motorista?
O que já foi entregue, e com qual comprovante?
O que deu problema, e o que está sendo feito?
O que está atrasado, e quem já foi avisado?
O que pode ser faturado, porque a entrega está confirmada?

Se uma dessas respostas depende de ligar para alguém, o controle tem um buraco.

Uma planilha modelo de controle de entregas

Para começar, uma linha por entrega e estas colunas bastam. Copie para o Excel ou para a planilha do Google:

Data e número da rota.
Motorista e veículo, pela placa.
Nota fiscal e, quando houver, o conhecimento de transporte (CT-e).
Cliente, cidade e janela de entrega combinada.
Volumes e peso.
Situação, por uma lista fechada: na rota, entregue, ocorrência, devolvida.
Hora real da entrega.
Comprovante: canhoto recebido, sim ou não, e onde ele está.
Ocorrência e o que foi feito: cliente ausente, recusa, avaria, endereço errado.

A lista fechada de situações e ocorrências

É o que transforma a planilha num controle. Se cada um escreve a ocorrência do seu jeito, não dá para somar no fim do mês quantas entregas voltaram por cliente ausente, e esse costuma ser o número que mais custa frete.

Onde a planilha quebra

A planilha funciona bem enquanto a operação cabe na cabeça de quem a preenche. Ela começa a falhar quando:

A situação chega atrasada. A planilha só é atualizada quando o motorista volta ou manda mensagem, e o escritório passa o dia sem saber o que foi entregue.
O comprovante mora longe da linha. O canhoto está no caminhão e a foto, no celular do motorista ou no meio do grupo. Para cobrar, alguém precisa achar os dois.
Duas pessoas editam ao mesmo tempo, e a versão de uma apaga a da outra.
O cliente pergunta e ninguém sabe na hora. Cada "onde está a minha carga?" vira uma ligação para o motorista, que está dirigindo.
A nota é digitada de novo. O que já existe no sistema de gestão e no emissor de nota é copiado à mão para a planilha, com erro de digitação.

Se três desses sinais aparecem toda semana, a planilha deixou de ser o controle e virou a cópia atrasada dele.

O aplicativo do motorista

O passo seguinte é a baixa da entrega feita no celular do motorista, na hora, ligada à nota e à rota. Antes de escolher um aplicativo, confira:

Funciona sem sinal? Na estrada e na zona rural o sinal falha. A baixa precisa ficar guardada no celular e subir sozinha quando a conexão voltar, com a hora real da entrega.
A baixa leva foto, assinatura e local, e a ocorrência leva foto e motivo pela lista fechada?
A rota chega pronta ao celular, vinda do sistema, sem o motorista digitar endereço?
O escritório vê a baixa no mesmo minuto, e o faturamento segue sem esperar o canhoto em papel?
O motorista aprende numa manhã? Teste numa rota de verdade, com quem vai usar, antes de assinar.
Os dados podem ser exportados a qualquer hora, e ficam em conta no nome da empresa?

O comprovante digital tem também um registro oficial: os eventos de comprovante de entrega da NF-e e do CT-e, previstos em notas técnicas dos portais fiscais. O guia de canhoto digital explica como eles funcionam e quando valem a pena.

O aplicativo de entrega não é o controle de jornada

Para o motorista empregado, a Lei 13.103/2015 exige jornada controlada e registrada de maneira fiel, por diário de bordo, papeleta, ficha de trabalho externo ou meio eletrônico instalado no veículo, a critério do empregador. O horário das baixas ajuda a conferir a rota, mas não substitui esse registro. Se a ideia é usar o mesmo aplicativo para as duas coisas, vale alinhar antes com o contador ou o advogado trabalhista.

Rastreio para o cliente

O que mais reduz ligação não é o rastreador do caminhão: é o cliente saber, sozinho, em que etapa está a entrega dele. O jeito mais simples é um link por entrega, enviado pelo WhatsApp ou pelo e-mail, que abre no celular sem cadastro e mostra:

A etapa: coletada, no depósito, saiu para entrega, entregue.
A previsão, atualizada quando a rota atrasa.
O comprovante, depois da entrega.

Um cuidado: o link mostra só a entrega daquele cliente. Nunca a rota inteira, a posição do caminhão em tempo real ou as outras paradas. O endereço e o nome de quem recebe são dados pessoais, e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) pede que se trate só o necessário para a finalidade.

O aviso de "saiu para entrega" e de "atrasou" pode ir sozinho, do número da transportadora, sem ninguém da operação parar o que está fazendo.

Pronto ou sob medida

Existem sistemas de transporte e aplicativos de entrega prontos, e para muitas operações eles resolvem bem. O sob medida faz sentido quando a operação tem regra própria, como coleta e entrega na mesma rota, conferência por volume ou cliente que exige o comprovante num formato, ou quando o controle precisa conversar com o sistema de gestão, o emissor de CT-e e o rastreador que a empresa já usa, sem trocar nenhum deles.

Como saber se funcionou

Três números da própria operação, medidos algumas semanas antes e depois. O tempo entre a entrega e a baixa aparecer no escritório. A quantidade de ligações de cliente perguntando da carga. E o tempo entre a entrega e o faturamento. Se os três caem, o controle está fazendo o trabalho dele.

Por onde começar

Pela planilha modelo acima, com a lista fechada de situações e ocorrências, durante duas semanas. Ela mostra onde está o atraso de verdade. Depois, o aplicativo numa rota, com um grupo de motoristas, e o link de acompanhamento para os clientes dessa rota. Só então as outras.

A demonstração para transportadoras mostra, com dados fictícios, a frota no mapa, os toques do motorista, o canhoto que vira fatura e o caminhão parado que vira alerta. A página para transportadoras resume o que muda. Para ligar o controle ao que a empresa já usa, veja sistemas que conversam.